onsdag den 30. juni 2010

5 gode råd til præsentationer

Tidligere i dag sad jeg og prøvede at samle mine noter om præsentationer fra diverse kurser, bøger og foredrag.

Her er 5 gode råd fra Duarte Design:

1. Fortæl sandheden
2. Get to the point (det lyder bare bedre på engelsk)
3. Vælg det rigtige værktøj til opgaven
4. Fremhæv det, der er vigtigt
5. Hold det simpelt.

Man kan sige, at det er op til en selv, om man vil fortælle sandheden eller ej, men mon ikke man er en smule mere overbevisende, hvis man taler åbenhjerteligt og ærligt. Det er også nemmere at brænde for noget, man ærligt tror på.

Jeg plejer at anbefale, at ens pointe skal komme indenfor den første fjerdedel af præsentationen. Robert McKee skriver i biblen for manuskriptforfattere "Story", at hvis en films "inciting incident" ikke kommer indenfor de første 25 pct. af filmen, så begynder publikum enten at kede sig eller også bliver de forvirrede. Det samme gælder for præsentationer.

Selv om jeg ofte diskuterer slides, så er der ingen regel om, at en præsentation absolut skal bestå af en Powerpoint. "Tell me and I'll forget. Show me and I'll remember. Involve me and I'll understand" skulle Confusius efter sigende have sagt. Vis og involver publikum så meget, som forholdene tillader det. Jo mere håndgribelig du gør det, des mere vil de forstå det.

De fleste grafer og tabeller formår først og fremmest at forvirre publikum. Brug nogle ekstra minutter på at 'lakse' dine figurer, så det bliver lettere at forstå for publikum. Fremhæv den søjle eller de tal, du vil snakke om, så fokus er på det rette sted. Her er et eksempel, jeg bruger i min undervisning.

På grafen er man ikke i tvivl om, at det er tallet for Syddanmark, der er interessant. Fokus bliver automatisk lagt på Syddanmark, fordi søjlen skiller sig tydeligt ud.

Og der er vist ingen grund til at uddybe det sidste gode råd: Hold det nu simpelt - både for din egen og dit publikums skyld.

tirsdag den 22. juni 2010

Nej, du må ikke få min præsentation

... men du må få en handout.

Hvorfor er der for meget tekst på de fleste præsentationer?
Fordi man giver dem til publikum bagefter, og så vil den ikke give meget mening uden teksten. Dermed sætter man sig mellem to stole, da man har lavet en blanding mellem en handout og en præsentation.

En præsentation består af flere dele:
- Det der bliver set
- Det der bliver hørt
- Det man tager med

Slides har til formål at understøtte præsentørens formidling og hjælpe ham til at visualisere sine pointer og skabe en forbindelse til publikum. Det betyder også, at dine slides ikke bør give meget mening uden præsentøren. Hvis dit publikum kan klare sig med dine slides, så er der jo ærlig talt ikke grund til, at du er der.

Når jeg giver præsentationer, så har jeg typisk lavet en handout, der er beregnet til at blive delt ud. Den indeholder sjældent de samme slides, som i præsentationen, men kan godt indeholde flere af de samme elementer og billeder. De gange jeg har givet min præsentation "Død over bullets", har jeg samlet mine vigtigste pointer på en enkelt slides. Ved andre præsentationer har jeg taget udgangspunkt i de slides, jeg har brugt og så skaleret billedet ned, eller bare tilføjet den nødvendige tekst. Dog har jeg skåret i antallet af slides, så handouten ikke bliver for langt.

En handout er i bund og grund de noter, som publikum ellers selv ville have taget. Nogle gange er det dine egne noter. Har du gode visuelle slides og eksempler i din præsentation, så vil en god handout være langt bedre for publikum, når de efterfølgende vil genopfriske din præsentation. Det er ikke sikkert, at præsentationen kan gøre det, da de oftest ikke kan huske helt, hvad du sagde under præsentationen, men handouten vil minde dem om dine pointer.

Så hvis du laver en handout til dit publikum, så gør du både dig selv og dem en tjeneste. Din præsentation bliver bedre, og dit publikum får noget at tage med hjem. Det tager lidt ekstra tid at lave det, men det er tid godt givet ud.

søndag den 13. juni 2010

Death by Powerpoint. Årsag: Template

En af de største årsager til 'death by powerpoint' er den template som mange virksomheder tvinger deres medarbejdere til at bruge. Typisk er den lavet som tillægsydelse af et designbureau eller reklamebureau, der har deres stærke kompetencer i grafisk udtryk på web, brevpapir og lignende. Eller sagt på en anden måde: De har deres kompetencer et helt andet sted end i Powerpoint og præsentationer.

Selvfølgeligt skal en template understøtte det udtryk, som en virksomhed nu en gang har. Problemet opstår, når man vælger at hælde alt, hvad der findes af logo, slogan, farver og elementer ind i templaten på een gang med både streger, bjælke, logo og skarpe farver. Alt sammen ud fra den forkerte logik, at templaten skal være med til at brande virksomheden. Det er der selvfølgeligt ikke noget galt i med mindre, folk skal have et bedre indtryk af virksomheden efter præsentationen.

INGEN er gået fra en præsentation og tænkt bedre om en virksomhed pga. dennes template. Tværtimod er rigtig mange gået fra en præsentation og tænkt, at det var en rigtig dårlig præsentation som personen afholdte. En stor grund til det er, at en dårlig template gør folk dårligere til at præsentere. Hvis en fjerdedel af templaten er fyldt med logo og en bjælke i toppen og andet støj, så giver det dine slides mindre ro og de bliver i stedet meget forstyrrende. Alle elementerne stjæler opmærksomheden og dit signal forsvinder.

En god template er diskret og rolig. Den stjæler ikke fokus fra dit budskab og den giver dig friheder til at lave en ordentlig præsentation. Det er vigtigt at baggrunden er holdt en en enkel enten meget lys eller mørk farve (så skriften kan stå i tydelig kontrast). Det er en fordel, hvis farven er gradueret, så den ikke er helt ensfarvet, men f.eks. går fra mørk grå til sort, eller fra hvid til lys grå.

Optimalt set har du slet ikke logo på dine slides for, hvad skulle formålet med det være? Et logo er bare støj, og hvis folk ikke kan huske, hvor du kommer fra midt i præsentationen, så har du alligevel tabt. Logo kan man have på forside og slutslide. Når jeg siger optimalt set, så skyldes det praktiske forhold. Vi har selv et meget diskret lille logo i svag farve gemt i nederste hjørne på vores slides. Det skyldes, at mange præsentationer eller oplæg bliver sendt videre til kunderne, og dér vil man gerne have, at man kan se, hvor eventuelle slides kommer fra. Og for at slippe for at have to templates (én med logo og én uden), så har vi valgt denne løsning.

En template er ikke en reklamesøjle for den visuelle identitet, men en del af den. Så sørg for at være kritisk, når du får lavet en template. Dens primære formål skal stadig være, at den skal understøtte din præsentation. Powerpoint og Keynote er præsentationsværktøjer og ikke brandingværktøjer.

tirsdag den 8. juni 2010

Deadline 7/6 2010: Hvad viser graferne?

I Deadline mandag d. 7. juni kunne man se Sten Nielsen (Dansk Industri) og Martin Madsen (AE-Rådet) diskutere efterløn. Undervejs i programmet dukkede denne graf op:


Ved første øjekast giver den måske mening, men når man kigger nærmere på den, så er den faktisk ret uoverskuelig. Hvad viser den egentlig?

Der er flere ting galt med den. For det første er den lavet som 3D-graf, hvilket gør, at man ikke kan se, hvor gamle de forskellige grupper bliver. 3D grafer snyder nemlig øjet og er håbløse til fremstilling af denne typer grafer. Når jeg holder præsentationer om præsentationsdesign, så plejer jeg at forbyde folk at bruge denne type af grafer. Det eneste præcise ved grafen er de 2,2 år, som man har skrevet på efterfølgende.

Det andet er, at informationerne er spredt ret meget ud med overskrift, farveforklaring og forklaringen af indelingen. Øjet skal altså vandre ret meget rundt for at få adgang til informationerne.

Det tredje er, at gabet ser ret voldsomt ud mellem dem, der går på efterløn, og dem der ikke gør. Men det er jo reelt et spørgsmål manipulering med skalaen. Starter jeg den fra 0 uden 3D, så ser grafen nogenlunde sådan ud (nogenlunde fordi jeg ikke har de præcise tal):


Man kan sige, at tal er taknemmelige og de først bliver spændende, når man sætter dem i forhold til noget andet. I ovenstående graf ser forskellen pludselig ikke så voldsom ud.

Personligt ville jeg nok have lavet grafen lidt anderledes. Nu afholder jeg mig fra at lege med farverne, skriftstørrelser og baggrund - pointen er opbygningen af grafen. Mit bud vil være noget i retning af den her:


Hvis vi antager, at Deadlines seere kan hurtig hovedregning, så har de her hurtig mulighed for at sammenligne tallene. Jeg har fjernet y-aksen og værdierne, da de reelt bare er støj. Grafer af denne type er hurtigere at afkode, så længe der ikke er flere søjler.

Men hvis pointen er den længere levealder, kunne man jo lige så godt fokusere på det og lave denne graf:


Hvis pointen er, at ufaglærte, der ikke går på efterløn lever 2,2 år længere i gennemsnit og personer med videregående uddannelse lever 3,7 år, så kan man lige så godt nøjes med at vise det. Grafen her kan dog ikke stå alene, da overskriften nødvendiggør en kontekst - som der er i Deadline hvor Martin Madsen skal forklare sin pointe.

Tal og data kan fremstilles på mange forskellige måder. Det vigtigste er, at det understøtter pointen og er let at afkode.

Man kan se hele udsendelsen ved at følge dette link til Deadlines videoarkiv.

mandag den 7. juni 2010

Kunsten at pitche

For nyligt nævnte jeg Guy Kawasaki og hans iværksætterbibel i mit indlæg The Art of the Start. Hvis man en dag får brug for at pitche et projekt eller en forretningsidé for investorer, så bør man se nogle af de klip med ham, der ligger på Youtube. Han er super cool, inspirerende og hans råd er meget håndgribelige, og så ved han, hvad han snakker om.

Se f.eks. hans 10/20/30 regel, man ofte støder på.


Men der fndes også andre kilder. F.eks. faldt jeg over denne præsentation af David S. Rose for nyligt.


Godt nok snakker han vanvittigt hurtigt, og det kan være svært at følge med, men hans råd er ganske gode og han kommer godt omkring. Hans slides er måske ret grove i det og kunne finpudses lidt, men på den anden side så prøver han at holde fokus på sig selv, og det fungerer udmærket for ham. Man kan også sige, at han er i en position, hvor han ikke selv har noget på spil, men prøver at give nogle gode råd til andre. Og måske er denne slide lidt paradoksal:


Selv om den modsiger sig selv lidt, så er budskabet helt rigtigt.

Jeg har et par gange været inde over en præsentation til en pitch, hvor andre skulle sælge en teknologisk løsning. Et område der ligger et stykke fra at præsentere kreative løsninger, som vi arbejder mest med. I de tilfælde har jeg selv søgt inspiration og hjælp hos blandt andet Guy Kawasakis førnævnte bog. At pitche for investorer og potentielle samarbejdspartnere er en speciel øvelse. Så man må lytte til dem, der sidder på den anden side af bordet. Som f.eks. Guy Kawasaki og David S. Rose

onsdag den 2. juni 2010

ASB Årsfest - nu med video

Jeg nævnte i mit sidste indlæg Rasmus Brix's tale, da han skulle holde 'de studerendes tale' ved Handelshøjskolen i Aarhus' årsfest, som en ganske underholdende tale med gode indslag.

Nu er talen blevet lagt på nettet, så nu kan jeg dele den med jer her. Groft sagt består talen af tre dele:
1. Indflyv - hvor han så at sige taler sig varm og overstår det formelle, samt lægger temaet for talen
2. Indholdet - her forklarer han problemstillingen og de studerendes holdning ved brug af en analogi
3. Overraskelsen - ligesom analogien er ved at blive for meget, bliver fodboldtrøjerne bragt i spil

Overraskelsen med fodboldtrøjerne kalder man i præsentationssammenhænge for "watercooler moment" eller "STAR-moment" - noget folk kan huske og taler om bagefter. Det kan være svært at gøre ordentligt og undgå klichéer, men vellykket udført, så er det et fantastisk trick at hive ud af ærmet.

Her er hele Rasmus Brix's tale:


Jeg synes måske, at hans sætninger er lidt for korte (især i starten), hvilket får det til at virke en lille smule robotagtigt. Omvendt så gør det måske netop, at han undgår at snuble over ordene og taler meget rent. Det tager lang tid at blive rigtig god til at holde taler, og derfor er det også meget godt gående af Rasmus. Det var i hvert fald et af højdepunkterne ved årsfesten.