Er du en god vært?

Normalt skriver jeg fra presenterens synspunkt, men en kollega nævnte en interessant vinkel på præsentationsafholdelse. Nemlig den forpligtigelse der ligger i, at lægge hus til eller invitere en foredragsholder.

Nu kan man sige, at hvis det er dig selv, der vil sælge noget og har fået lov til at komme på eget initiativ, så er det dit eget ansvar at sikre, at du kan få dit budskab ud. Her nytter det ikke noget at møde op og spørge efter projektoren, hvis der ikke er nogen. Så er det dit problem, det er dig, der vil sælge. Så sørg for at have en transportabel projektor og forlængerledning med.

Noget helt andet er dog, hvis du inviterer andre til at komme og holde et indlæg om et emne. Her mener jeg, at det er din pligt at sørge for, at forholdene er i orden. En god ven havde for nyligt den ære at holde et indlæg for nye studerende. To dage før hans præsentation fik han en mail med praktiske oplysninger og en forventning til indlægget især hans erfaringer efter studietiden. Det er måske lige sent nok at komme med ønsker til en præsentation to dage før. En ordentlig præsentation er i store træk færdig på dette tidspunkt. Jf. Slideology fra Duarte Design, så tager en professionel præsentation af 30 slides til ca. en times varighed gerne 30-90 timers forberedelse.

Når man inviterer, så skal man prøve at sætte sig i indlægsholderens sted.

Sørg derfor altid for i god tid at høre om praktiske forhold:
- Er der lyd i præsentationen? Så skal der sørges for højtalere
- Vær præcis i dine ønsker og forventninger til præsentationen
- Beskriv hvor lang tid der er afsat og om der skal være tid til spørgsmål
- Sikre at lysforholdene og projektor i lokalet er i orden, så folk kan se slides
- Vær i god tid, og giv gerne mulighed for, at man kan komme ½ time før og prøve tingene af.
- Orienter om forholdene, så indlægsholderen kan tage højde for det. Er der tale om lille tæt lokale, et auditorium, larmer det ofte meget etc. Alt der kan hjælpe.

Min kollega beskrev, hvordan hun flere gange havde oplevet at komme ud til et sted, hvor der ikke var projektor til at afholde præsentationer, hun var inviteret til at holde. Det er ærgerligt, for det går ud over publikum.

Man kan dog komme langt ved som presenter selv at sikre sig, at forholdene er i orden, men det skader heller ikke at være en god vært.

Og husk: At selv om en indlægsholder skal være taknemmelig for, at folk gider høre på ham/hende, så skal man som vært også være taknemmelig for, at vedkommende gider komme. Det går begge veje.